COVID-19 ile birlikte bir yeni normal senaryosu daha gündeme oturdu. Evden çalışma devrimi, plazaların sonu, yarı ev yarı ofis konutlar…

Evet, bu süreçte şirketlerin gerektiğinde çalışanlarının evlerinden de işlerini yürütebilmelerine olanak sağlayan teknolojilere yatırım yapmasının, gerekli şirket politikalarını ve geleneklerini oluşturmasının bir ihtiyaç olduğunu gördük. Bu yatırımları hali hazırda yapmış kurumlar kolaylıkla, normal hayatın bir parçası gibi yeni sürece adapte oluverdi. Aslında onlar mekan bağımsız işlerini sürdürebilmeye yıllar önce adapte olmuş şirketler. Çalışanları bundan 10 sene önce de benzer imkanlardan faydalanıyordu.

Peki mekan bağımsız çalışabiliyorlar da, bu dev plazalar neden hala duruyor? Bu yaşadıklarımız evden çalışmaya doğru giden, toplu çalışma hayatının sonunu getiren bir yeni normal habercisi değil mi?

Bence değil, nedenlerini de yazının devamında açıklamaya çalıştım.

Evden çalışma ve CTrip hikayesi

“Bence evden çalışma şöyle faydalı, böyle zararlı” diye kişisel hissiyatla söze başlamak yerine bunu bilimsel bir dayanak ile desteklemeyi tercih edenlerin istisnasız rastlayacakları bir araştırmadan bahsetmekte fayda var. Shanghai merkezli, 20.000 çalışanı olan, Çinli seyahat acentesi devi CTrip şirketinin yöneticileri, Shanghai’daki gayrimenkul kiralarından muzdarip olmaya başlayınca olağanüstü ofis alanı maliyetlerinden kaçınarak çalışabilir miyiz sorusunun peşine düşüyorlar. Şirket çalışanlarının yarısının dokuz ay boyunca evden, yarısının ofisten çalıştığı bir çalışma modeli uygulamak için çalışanlar arasından evden çalışmaya gönüllü kişiler seçiyorlar. Hemen hepsi çağrı merkezi çalışanı bu arada.

Stanford Graduate School of Business ekonomi profesörlerinden Nicholas Bloom ve beraberindeki bir grup araştırmacı da tam 2 sene boyunca bu iki grubu gözlemliyor. Bu araştırmaya atıfta bulunulan pek çok yazıda araştırmanın evden çalışmayı destekleyen şu çarpıcı sonucu gözler önüne seriliyor: “Evden çalışan kişilerin performansı %13 arttı, işten ayrılma oranı da %50 azaldı”. İnanılmaz!

Evden çalışmanın COVID-19 sebebiyle yeniden gündeme oturması ile birlikte, evden çalışma üzerine yapılmış bu kapsamlı ve günümüze en yakın araştırmalardan birinin lideri Nicholas Bloom ile yapılan yeni bir röportaj geçtiğimiz ay Stanford Üniversitesi web sitesinde yayımlandı. “Bu aralar herkes evden çalışmanın yeni küresel trend olacağını savunacağımı düşünüyor ama ne yazık ki öyle değil” diyor Bloom ve gerekçelerini açıklıyor.

Bloom araştırmaya atıfta bulunulan yazıların pek çoğunda hikayenin eksik anlatıldığını, söylüyor. Örneğin;

• Evden çalışmasına izin verilen CTrip çalışanlarının evlerinde bu iş için rezerve edilmiş ve çalışma saatlerinde kimsenin girmesine müsade edilmeyen, konsantre bir şekilde çalışmaya olanak sağlayan bir çalışma odası bulunması şarttı. Bu arada “çalışma odası” olarak dizayn edilmiş özel bir alandan bahsediyoruz, mutfağın veya yatak odasının kapısını kapatıp çalışmak değil söz konusu olan.
• Çalışma tamamen evden çalışma şeklinde değildi. Haftanın 4 günü evden, 1 günü ise ofisten çalışma zorunluluğu vardı.
• Evden çalışma modeline geçtikten 9 ay sonra, evden çalışmaya gönüllü olan çalışanların %50‘si, evden ofise ortalama ulaşım süreleri 40 dakika olmasına rağmen ofiste çalışmaya geri dönmek istediğini söyledi. Gerekçeleri artık evde kendilerini soyutlanmış, yalnız ve depresif hissetmeleri idi. Pek çoğu aynı evi paylaştıkları ebeveynleri, eşleri veya ev arkadaşları ile ciddi sorunlar yaşamaya başlamıştı.

Bloom, uygun şartlar sağlandığında evden çalışmanın belki geçici bir süre verimliliği artırmasına rağmen; iş yapma şeklini veya müşteri deneyimini iyileştirecek olan yaratıcılığın ve problem çözme kabiliyetinin önündeki en büyük engel olduğunu söylüyor. Bloom, şu an fiziksel temas kurmadan çalışmanın sonucunda ortaya çıkarılamayan yeni fikirler sebebiyle 2021 ve sonrasında yeni ürün sürümlerinde ve ekonomik büyümede ciddi sıkıntılar yaşanmasına kesin gözüyle bakıyor.

İkinci endişesi de evden çalışma modelini 9 ay uyguladıktan sonra ofise geri dönmeyi talep eden CTrip çalışanlarında gördükleri zihinsel sağlık problemleri ve bunların aile yaşantısına ve iş hayatına olumsuz etkileri.

Spontane karşılaşmaların önemi

Evden çalışma moduna geçtikten sonra toplu çalışma ortamlarında başımıza sıklıkla gelen spontane karşılaşma ihtimalleri ortadan kalktı. Spontane iletişim farkındalığın artması, yaratıcılığın ve yeni fikirlerin gelişmesi için olmazsa olmaz faktörlerden halbuki ve tesadüfi karşılaşmaları uzaktan uzağa çalışılan bir modelde sağlamak imkansız.

İlk çalıştığım işyerinde, henüz daha 6-7 aylık tıfıl bir çalışanken, mesaiye kaldığım bir akşamda genel müdür yardımcımızla bir merhabalaşma ile başlayan 3-5 dakikalık bir sohbet iş hayatına bakış açımı ve farkındalığımı baştan sona değiştirmişti. Şu an çalıştığım alanı seçmeme vesile olan da eski işyerimdeki tesadüfi bir karşılaşmadır örneğin. Çoğumuzun kariyer hayatı bunun gibi hiç hesapta yokken gelişen ve sonunda “Vay be!” dediğimiz pek çok anı ile doludur.

Steve Jobs, uzaktan çalışma taraftarı bir insan değildi ve yaratıcılığı öldürdüğünü şu sözlerle dile getiriyordu: “Yaratıcılık rastgele gelişen tanışmalardan ve tartışmalardan geliyor. Biriyle karşılaşıyorsunuz, ne yaptığını soruyorsunuz, sonra “Vay be!” diyorsunuz ve fikirlerinizi paylaşıp geliştiriyorsunuz.”. Bu yüzden evde e-posta kutusuna bakan değil, insanlarla fiziksel etkileşim kuran çalışanların verimli ve faydalı çıktılar üretebildiğini söylüyordu.

Bu sebeple Apple ofislerinin, büyük ortak bir alanı çevreleyen küçük izole ofis alanlarından oluştuğu söylenmekte. Hem insanların işyerinde sosyalleşmelerine ve hiç hesapta yokken karşılaşmalarına olanak sağlayacak, hem de gerektiğinde konsantre çalışmak isteyenler için gerekli izole alanlara sahip ofis alanlarından bahsediyoruz.

Bizler de müşterilerimizin derdini anlamaya çalışan ve doğru teknolojik çözümü uygulamak amacında olan kişiler olarak, iş hayatında bu durumu net bir şekilde gözlemleriz. Müşteri ihtiyacını anlamanın en iyi yolu, müşteri ile doğal çalışma ortamında vakit geçirmek ve hiç beklemediğiniz anlarda ortaya çıkıveren ipuçlarını biriktirmektir. Assessment tarzı çalışmaları bu yüzden yaparız. Sadece proje sponsoru üst seviye yöneticileri dinlemek yerine, her seviyeden insanı gözlemlemeyi tercih ederiz. Yalnızca üst yönetimin ihtiyacı veya sorunu anlatmaya çalıştığı, her seviyeden çalışanın aktif olarak dinlenemediği toplantılar gerçek ihtiyacı anlama konusunda bazen yetersiz kalır ve bizleri yanlış yönlendirir. Spontane soru-cevaplar, çay alırken istemsizce gelişiveren 2 dakikalık bir dedikodu seansı, toplantı çıkışı ayaküstü yapılıveren bir kaç dakikalık alternatif toplantılar, hararetli bir telefon görüşmesine istenmeden kulak misafiri olunması, insanların öğle yemeğine giderken asansörde nelerden bahsettikleri… Bunlar gerçek motivasyon unsurları, optimum çözüm ve gerçek müşteri memnuniyeti için yol gösterici ipuçlarıdır çoğu zaman.

“Gerçekten çok verimli bir toplantıydı” diye kapatılan bir toplantının aslında müşterinin hiç ilgisini çekmediğini toplantı esnasındaki görüntüsünden, mimiklerinden, defterine ne karaladığından çok kolay anlarsınız. Neyden bahsettiğinizde ilgilendiğini ve umutlandığını, neyden bahsettiğinizde size içinden “Yine aynı palavra!” demek istediğini ama diyemediğini görürsünüz. Bu ancak aynı odada olduğunuzda mümkündür.

Ortak çalışma alanlarının albenisi

İngilizce’de Coworking Space diye anılan ortak çalışma mekanlarına yeni yeni alışma arifesindeydik. İlk başlarda küçük şirketlerin çok büyük yatırımlar yapmadan paylaşımlı hizmetlere (toplantı odası, konferans salonu, sekreterya, cafe gibi) erişmelerine olanak sağlayan alanlar olarak değerlendirildi buralar ve müşterileri de çoğunlukla çalışan sayısı az, bütçesi kısıtlı şirketler oldu.

Ancak çok kısa bir zaman sonra bu alanlar iş hayatıyla sosyalleşmenin bir araya geldiği, tesadüfi karşılaşmaların yeni fikirleri ve iş ortaklıklarını patlattığı, iş hayatına yönelik organizasyonların düzenlendiği, hafta sonlarında bile insanların evde çalışmaya tercih ettikleri çekim merkezleri haline geldiler. Sonra binlerce çalışanı olan devasa kurumların buralardan ofis sahibi olabilmek için sıraya girdiklerini gördük. Hatta bu şirketler, kendi çalışma mekanlarında da, çalışma alanlarını sınırlayan fazla duvarları yıkıp, sadece yeterli miktarda izole alan bıraktılar ve iş ortamında insanların birbirine temas etme ihtimallerini artıran mekanlar yaratmaya koyuldular.

Cuma sabahları kahvaltı, öğleden sonra kurabiye eşliğinde çay saati, 7/24 çalışan kahve köşesi gibi uygulamaların insanların aç kalmasından duyulan endişenin sonucu olmadığını fark etmişizdir umarım.

Agile çalışma düzeni

Uzunca bir süre, iki haftalık planlar yapmak, duvarlara sticker yapıştırmak ve ayakta toplantılar yapmaktan ibaret olduğunu düşündüğümüz Agile kavramını da tam yeni yeni oturtuyorduk. Onlarca kilometre uzaklıkta konumlanmış, birbirinden habersiz, iki farklı grup olmaktan sıyrılıp, bir bütün olmuş business ve teknoloji ekiplerinin bir arada, aynı mekanda, yüz yüze çalıştığı, birbirini sürekli gözlemleme şansı bulduğu, talep gelmeden çözüm önerildiği ve kararların çok hızlı alındığı ideal çevikliği yakalamış ekipler olmaya başlıyorduk tam da.

Yeni normal dediğimiz şey, agile manifestonun 12 temel prensibinden ikisini bence uygulanamaz hale getiriyor :

• İş süreçlerinin sahipleri ve yazılımcılar proje boyunca her gün birlikte çalışmalıdırlar.
• Bir yazılım takımında bilgi alışverişinin en verimli ve etkin yöntemi yüz yüze iletişimdir.

Evet biri Çin’de biri Amerika’da kurulu ofisi olan ve mecburiyetten aynı mekanı paylaşamayan kurumlar için ortaya konmuş bir takım uzaktan uzağa çevik olma pratikleri de var ama çok etkili olduklarını söylemek güç. Zoom’da günün belirli zamanları yüz yüze ile aynı çalışma ortamında yüz yüze arasında maalesef dağlar kadar fark var.

Sonuç

İnternetin yaygınlaşmaya başladığı ilk yıllarda “İnternet, ekonomi dünyasında en fazla faks makinesinin icadı kadar etki yaratacak” diyen Nobel ödüllü ekonomist Paul Krugman gibi tarihe talihsiz bir şekilde geçmek istemiyorum ama, toplu çalışma hayatının sonuna gelindiğini iddia eden yeni normal hikayelerinin tarafında değilim. Yakınından bile geçmiyorum. Zaten bu senaryo sadece evden çalışma ile de sınırlı kalmıyor. İnsanların bir araya geldiği pek çok aktivitenin “evden” yapılması demek oluyor. Evden eğitim, evden tatil, balkondan bayram kutlaması, seyircisiz spor, evden konser, evden eş, dost, akraba ziyareti…

Bunun yerine yıllardır göstermelik duran “Çalışan Sağlığı ve İş Güvenliği” birimlerinin artık somut olarak söz sahibi olması, maksimum insan sığdırmak yerine çalışan sağlığı odaklı yaklaşımlarla ofis düzenlerinin oluşturulması, öncelikle insan sağlığını odağına alan toplu taşıma uygulamaları, sağlık ve genetik araştırmalar alanında ihmal edilen yatırımların canlandırılması, önleyici sağlık uygulamalarının geliştirilmesine dair hikayeler bana daha akılcı geliyor.

Tabii hepsinden önemlisi toplum sağlığı için bireysel farkındalık. Toplum sağlığı için maskenin kıymetini yeni öğrendik örneğin. Alkolün virüslerin yağ dokusunu çözüp öldürdüğünü de. Eminim bundan sonra yeni tanıştığımız biriyle el sıkışmadan, 4 kişilik toplantı odasına 10 kişi doluşmadan, gece ateşi çıkmış çocuğumuzu ertesi sabah okula göndermeden, hasta iken toplu alanlara girmeden önce bir durup düşünecek, bu günleri hatırlayacak ve daha duyarlı olacağız.